Pre-audit diensten
De financiële administratie is een verzameling van alle financiële gegevens van een organisatie. Door deze gegevens op gestructureerde wijze op te slaan en te bewaren, zijn de data achteraf eenvoudig toegankelijk en inzichtelijk. Zo kun je de financiën van de onderneming verantwoorden tegenover instanties als de Belastingdienst. Ook voor de organisatie zelf is een goede financiële administratie heel waardevol omdat het inzicht biedt in de winstgevendheid van de organisatie.
Gegevens die onder de financiële administratie vallen zijn onder meer:
- Kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
Bij boekhouding spreek je vaak over dagboeken. Deze bevatten verschillende onderdelen:
- Inkoopdagboek
- Verkoopdagboek
- Backdagboek
- Kasdagboek
- Memoriaal dagboek: alles wat buiten de bovenste vier valt
Dan heb je nog het grootboek. Dit is een verzameling van alle grootboekrekeningen. Deze functioneren zo dat er inzicht wordt gegeven in de financiële stromen van het bedrijf.
Voor het bijhouden van de administratie gelden verschillende regels. Een van deze regels is onder andere dat alle gegevens voor minimaal 7 jaar bewaard moeten worden blijven.
De administratie is bovendien de basis voor alle belastingaangiften die moeten worden gedaan. Als de financiële administratie dus niet op orde is, kan dit vervelende gevolgen hebben voor een bedrijf.
Waaruit bestaat financiële administratie?
Het bijhouden van financiële administratie is niet alleen verplicht, maar ook belangrijk voor de organisatie zelf. Als de administratie op orde is heb je snel inzicht in cijfers, zoals de omzet, de winst en de kosten. Zo kan het management eenvoudig sturen op informatie die er echt toe doet.
Drie belangrijke onderdelen van financiële administratie:
- Financiële rapportages
- Fiscale jaarrekening
- Bedrijfseconomische jaarrekening
1. Financiële rapportages
Financiële rapportages zoals de jaarrekening vormen een overzicht van de financiële situatie van een bedrijf van een jaar. De jaarrekening moet gestuurd worden naar de Kamer van Koophandel. De rekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening. Daarbij hoort ook een toelichting.
2. Fiscale jaarrekening
De jaarrekening moet voldoen aan de normen van de fiscus en is bedoeld om de winst van een bedrijf uit te rekenen. Die winst wordt gebruik als basis van de inkomsten- of vennootschapsbelasting.
3. Bedrijfseconomische jaarrekening
De bedrijfseconomische jaarrekening geeft een beeld van de huidige situatie van een bedrijf. Het is een combinatie van winst- en verlies / de balans die door het bedrijf is opgesteld. De fiscale jaarrekening moet voldoen aan de eisen van de belastingdienst. De commerciële jaarrekening laat zien wat de werkelijke en huidige situatie is van een bedrijf.
Debiteuren en crediteuren
Debiteuren zijn afnemers. Van deze mensen ontvang je geld. Crediteuren zijn de mensen waar jij geld aan moet betalen. Klinkt logisch toch? Om hierbij te helpen zijn er online boekhoudprogramma’s. Deze kunnen je helpen herinneren als er nog een factuur verstuurd moet worden. Dit wordt ook wel debiteuren/crediteurenadministratie genoemd.
